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どこまでが経費?個人事業主が知っておくべき経費の基本とスマートな管理方法を解説

公園を歩きながら電話する女性経営者

個人事業主になったばかりで、

「どこまでが経費なの?」
「経費管理に手間取って本業の時間を圧迫している」

とお困りの方は案外多いのではないでしょうか。

また、経費管理のために法人カードの導入を検討している方もいると思います。

そこで今回は、個人事業主が最低限押さえておきたい経費の基本やスマートに管理するコツを解説します。

使いやすい法人カードもご紹介するので、ご自身で本業に集中しやすい環境をつくるためにもぜひ参考にしてください。

個人事業主の「経費」は多岐にわたる

経費とは、事業を進める際に発生する費用全般のことです。
打合せに使うノートやペン、資料を取引先に配るためのコピー用紙など、仕事に必要なあらゆるものが経費となります。

確定申告の際、経費は収入から差し引くことが可能。
経費を適切に計上すれば節税にも役立つので、経費の範囲を知っておくことはとても大切です。

では、経費として認められる主な項目や注意点などを確認していきましょう。

経費として認められる主な項目・具体例

経費の範囲は、確定申告の申告書類に用いられている勘定科目をチェックするとわかりやすいです。

代表的な勘定科目と具体例をご紹介しましょう。

租税公課 個人事業税や固定資産税、印紙税などの税金・公共料金
荷造運賃 商品や郵便物などの梱包配送関連費用
水道光熱費 事業に必要な水道・電気・ガスなどエネルギー関連
旅費交通費 公共交通機関・タクシーなどの料金や出張宿泊費
通信費 固定電話・携帯電話やインターネット、切手など
広告宣伝費 チラシやインターネット広告など
接待交際費 取引先との会食や贈答品、接待ゴルフなど
損害保険料 火災保険や自動車保険など
消耗品費 文房具やコピー用紙、ガソリンなど
減価償却費 パソコンやコピー機など一定期間の計上が必要な高額な固定資産
地代家賃 事務所や店舗の家賃など
給料賃金 従業員に支払う給料や退職金
外注工賃 ホームページ運営やシステム開発などの外部委託費

上記以外にも修繕費や福利厚生費、貸倒金といった科目があり、勘定科目に当てはまらない少額費用は雑費としての計上も可能です。

さらに詳しい内容を知りたい方は、下記の国税庁ホームページで確認しましょう。

国税庁ホームページ 必要経費 https://www.keisan.nta.go.jp/h30yokuaru/aoiroshinkoku/hitsuyokeihi/index.html

光熱費や通信費は家事按分(あんぶん)すればOK

自宅を事務所と兼ねている場合、経費によっては公私混同にならないよう家事按分する必要があります。

例えば、以下のような費用は家事按分したほうがよいでしょう。

  • 家賃
  • 水道光熱費
  • 通信費

家賃であれば床面積、水道光熱費や通信費は使用時間で公私の割合を計算し、経費算出に当てはめます。

按分せずにすべて経費として申告すると、税務署から訂正を求められることがあるので要注意です。

家事按分のやり方に法的な決まりはありませんが、税務署に聞かれてもしっかりと説明できるよう根拠は明確にしておきましょう。

経費の証明には領収書などの保存が必要

購入した物品類やサービスを経費として認めてもらうには、領収書やレシートが必要です。

本当に仕事に必要なものを買ったとしても、証明できる書類がなければ経費として認められません

経費の証明に利用できる書類としては以下のようなものがあります。

  • 領収書
  • レシート
  • 請求書
  • 納品書
  • メールや郵便物
  • 出金伝票

冠婚葬祭のお祝い金や香典など、領収書やレシートがもらえない場合は出金伝票に明細を記入すればOKです。
基本的には領収書やレシートをもらい、きちんと保管しておきましょう。

保存期間は申告方法によって異なる

法律によって、領収書やレシートは一定期間保存しておくことが定められています。
個人事業主の場合青色申告か白色申告か保存期間に変化が生じますので、ご注意ください。

  • 青色申告:7年
  • 白色申告:5年

青色申告の場合、基本的に保存期間は7年となっています。

ただし請求書など一部の書類は5年でOKです。
また前々年の所得が一定額を下回る場合特例で保存期間が5年に短縮されます。

領収書やレシートを整理するコツ

領収書やレシートを紛失したりすると、税務調査が入ったときに証拠を示すことができず困ってしまいます。
そのため、経費にひも付いた書類はきちんと整理しておくことが大切です。

とはいえ、こと細かく分類し、完璧に整理する必要はありません

確定申告後に税務調査が入っても自分ですぐに見つけられる状態であればよいので、最低限、月別&科目別に分類しておけば問題ないでしょう。

領収書やレシートを手軽に整理するには、以下のような方法もおすすめです。

  • 封筒やチャック付き透明袋を用意し、月別・科目別にまとめて入れる
  • 保存用の専用ノートを用意し、順に貼っていく

整理用にはクリアファイルやファイルボックスも便利です。

ご自身が管理しやすいアイテムを使って、「いつ・何のために使ったお金なのかがわかるように分類しましょう。

次章では、経費として認められない支出を見ていきます。

要チェック!経費として認められない支出

先述のとおり、経費として認められる支出は多岐にわたりますが、反対に経費計上してはいけないものもあるのでチェックしておきましょう。

事業とは関係のないプライベート費用

まず、事業とは無関係のプライベートな支出は経費にすることができません。

例えば、個人的な趣味の一環で購入した本や雑誌、CDなどです。

プライベート用の物品やサービスを手当たり次第経費として計上すると、税務調査が入ったときに説明がつかなくなってしまいます。

また、仕事と関係のない人との飲食代当然ながら経費にはならないので、公私の区別はきっちりつけましょう。

個人事業主自身の保険料や税金

意外に思われるかもしれませんが、個人事業主本人の国民健康保険料や国民年金住民税、生命保険などの保険料・税金経費に含まれません

同じ税金でも、個人事業税や印紙税などの租税公課とは扱いが違うので注意しましょう。

また、従業員の給料や健康診断費は経費になりますが、個人事業主自身の場合は経費計上できないことになっています。 

10万円以上の費用は「資産」扱い

10万円以上するパソコンやOA機器などの物品類は、固定資産とみなされるため減価償却が必要です。

減価償却は経年による価値低下を考慮に入れた会計処理方法で、国税庁が定めた耐用年数に応じて費用計上します。

減価償却の詳細は割愛しますが、例えば18万円のパソコン(法定耐用年数3年)を買った場合は18万円÷3年=6万円となり、毎年6万円を3年間、経費として計上することになります。

なお、10万円未満または法定耐用年数が1年未満であれば、パソコンなども消耗品として経費計上可能です。

ここまで、個人事業主の経費の範囲について解説しました。

次の章では、面倒な経費管理の手間を省く方法をご紹介しましょう。

面倒な経費管理の手間を省く3つの方法

「経費管理が面倒でつらい」「手間を省いて本業の時間を増やしたい」という方は、以下のような方法を検討してみませんか。

それぞれの内容を見ていきましょう。

クラウド会計サービスを活用する

クラウド会計サービスは、インターネットのサーバー上にあるクラウド帳簿を使う会計ソフトです。

以前は、市販のパッケージ型ソフトをパソコンのローカル環境に保存するタイプが主流でしたが、ITセキュリティ技術の向上にともない、経費管理にもクラウドサービスが浸透しつつあります。

クラウド会計サービスは、銀行やクレジットカード、通販などのWeb明細との同期・連携が可能なので、自分でひとつずつ手入力する手間が省けます。

おおむね直感的に操作できるため、パソコンや経費管理が苦手な方でも使いやすいでしょう。

経理の事務作業をアウトソーシングする

会計にまつわる事務作業自体を軽減したい場合は、経費管理を代行してくれるサービスがおすすめ。
領収書や請求書などの必要書類を預けておけば、適切に記帳作業を済ませてくれます。

経理に特化したサービスなので、スピーディかつ正確な作業が期待できるでしょう。
また、面倒な請求書発行業務や売掛金・買掛金の管理も任せられます。

コストはかかりますが、経理担当者を雇ったり税理士と契約したりするより安いです。

事業用のクレジットカードを用意する

経費管理の手間を省くには、事業用のクレジットカード(法人カード)を作るのも効果的です。

公私の区別がつきやすくなる

法人カードがあれば、プライベート用の支払いと事業用の支払いをきっちり分けることができます。

個人用のクレジットカードを仕事の支払いに使っている人もいますが、得策とは言えません。
公私両方の支払いが混ざっていると帳簿づけが煩雑になりますし、見落としや不適切な項目を経費計上するといったミスも起こりやすくなります。

法人カードを用意すれば、そのようなケアレスミスを防止することが可能です。

利用明細で経費の流れを把握できる

法人カードを使うと、毎月カード会社が利用明細を作成してくれます。現金払いだと、領収書やレシートをいちいちチェックする必要がありますが、明細があれば「いつ・何に使ったか」が一目でわかるので効率的です。

また、クラウド会計サービスと連携できるタイプの法人カードなら、明細を同期させることで帳簿付けが自動的におこなわれます。

さらに、クレジット払いは利用から支払いまで1〜2ヶ月程度の猶予があるため、キャッシュフローに余裕ができるところも大きな利点です。

年会費は経費計上できる

無料のものも多い個人向けクレジットカードとは異なり、ほとんどの法人カードは年会費がかかりますが、年会費は経費計上できます。

法人カードの年会費は一般ランクで2,000円程度ゴールドランクなら1万円程度が相場です。

会費特典・サービスを受けられる

法人カードには、会員限定の便利な特典やサービスが付帯しています。

内容はカードにもよりますが、出張が快適になるサービスや接待に便利な特典、経費管理がラクになるサービスなどがあり、年会費以上の恩恵を受けられることも。

ポイントが付くタイプなら、積極的なカード決済により経費削減にも繋がるでしょう。

最後の章では、個人事業主に経費管理にも役立つ法人カードを4枚ご紹介します。

個人事業主の経費管理に便利なおすすめ法人カード5枚

法人カードは法人向けのイメージがありますが、実は個人事業主が入会可能なものも多くあります。

ここでは、個人事業主も使いやすく経費管理に便利法人カードを5枚ご紹介します。

詳しく見ていきましょう。

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

アメックスのゴールドランクなのでステータス性は申し分ありません。

付帯サービスもハイレベルで、空港ラウンジサービスや会食・接待に便利な「ビジネス・ダイニングbyぐるなび」などビジネスに役立つものばかり。

利用明細は「クラウド会計ソフトfreee」と連携でき、経理業務の効率化はもちろん経営分析にも活用できます。年会費は31,000円(税別)。

三井住友ビジネスカードfor Owners(ゴールド)

老舗の三井住友カードが発行するゴールド法人カード。
仮払いや振込手数料など経費管理コストを削減できます。

業務効率化につながるビジネスサポートサービスをはじめ、宿泊施設やスポーツクラブなどを割引料金で利用できる福利厚生代行サービスも充実。
空港ラウンジサービスも利用できます。

年会費は10,000円(税別)で初年度無料です。

freeeセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード

会計ソフトのfreeeとクレディセゾンが提携して生まれたカードで、「freee」を始めとする、ビジネスに欠かせないサービスの価格優待が充実しているのが特徴です。

このカードをfreeeと連動させておくと、「資金繰り改善ナビ」を通して柔軟な与信が行われ、手続きなしに限度額が上がる可能性があるといったメリットもあります。

年会費は20,000円(税別)ですが、年間200万円以上の利用がある場合は次年度以降10,000円(税別)となります。

オリコ EX Gold for Biz S

大手信販会社オリコが手がける、個人事業主向けのゴールド法人カードです。

ゴールドランクですが年会費は2,000円(税別)と格安。
国際ブランドはVisaまたはMastercardから選択できます。

クラウド会計ソフト freee」の有料プランが2ヶ月分お得になる上、自動作成されるレポートによりビジネスの状況も簡単に把握できます。

JCB CARD Biz

一般ランクのJCB法人カードは国内ビジネスがメインの個人事業主におすすめです。

国内出張に便利なオンライン予約&チケットレスサービスや、事務用品・OA機器などをスピーディに届けてくれるアスクルサービスなど実務に役立つサービスが豊富です。

弥生会計オンライン」「freee」「ソリマチ」など経理業務の効率化を図れるサービスも多数取り揃えられています。

年会費は1,250円(税別)です。

まとめ

この記事のポイントをおさらいしましょう。

ポイントまとめ

  1. 事業を進めるために必要な支出はおおむね経費計上できる
  2. 経費の証拠となる領収書やレシートは、用途・日付がわかるように保管する
  3. プライベートと事業で共用している項目家事按分が必要
  4. 個人事業主自身の保険料・税金経費として認められていない
  5. 経費管理の効率化にはクラウド会計サービス法人カードを利用するのがおすすめ

個人事業主になると経費管理も自分でしなくてはなりません。
とはいえ、本業に力を入れるためには少しでも手間を省きたいところです。

効率化を図れる法人カードやクラウド会計サービスの導入を検討し、本業のスピード感を高めましょう。

編集者:ナビナビクレジットカード編集部
ナビナビクレジットカード編集部

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